JC/E-mail人人都會寫，但商業英文書信卻不是人人都懂得寫。巨匠美語評價商務常用英語類型中，指出商業英文書信，通常是公司寫給公司、客戶、顧客或合作夥伴信件，書信內容要以商業流程或商業交易等為主，寫法也應該要比一般朋友之間的書信正式才對，不過如果是已建立關係的呢？
巨匠美語評價的眾多資訊中，可以看到許多了書信好與壞的狀況，一是商業英文寫的不得體，讓人覺得專業度不夠；二是已跟對方建立了關係，但寫的太過正式，又會產生距離感。如何寫出較得體的商業英文書信（Business Letter）有竅門，就讓巨匠美語告訴你！
一封英文書信內容將分為五大段說明 ：
- 主旨 Subject (Email時用)
- 問候語Greetings
- 內文 Content
- 結尾 Closing
- 結尾敬語與簽名Sign off and signature block
透過巨匠美語評價眾多資料分析，讓你知道如何依照場合撰寫英文書信。
- 主旨 Subject (Email時用)
商務人士一天要看數十封的Email。所以主旨要清楚地表明信件的主題，不可空白，也不可以超過五個字。整理出範例如下：
- Quotation報價
- Sample樣品
- Catalogue型錄
- Order/purchase order訂單
- Contract合約
- Shipment船(運)
- Damage損壞
- Shortage數量短缺
- Complaint抱怨
- Agency代理權
- Payment付款
- Inquiry詢問
- Making an appointment安排會議
- Looking for Customers尋找客戶
- Extending Business拓展業務
- Trade Proposal商務計劃
- Agreement on Conditions of Business交易條件協議
- Trade Inquiry商務詢價
- Selling/Buying Offer賣方/買方報價
- Placing an Order下訂單
- Follow-up進度查詢
- Sales Contract 買賣契約
- Claims and Adjustments索賠與調處
- Establishment of Agency Ship建立代理關係
- 問候語Greetings
一封Business letter的開頭就是問候語了，相當於中文信件的「XX你好」。寫在信件的最左上角。從問候語的用法，可以顯示出你和對方的關係。而問候語的後面，記得不是用冒號，而是用逗號喔。
- Dear + 對方姓名，如「Dear John Doe,」
這是最常見且最正式的寫法
- Dear + Mr./Ms. 對方的姓氏或姓名
若因你和對方的關係，需要用到稱謂時 (如中文的「王先生/小姐你好」時)，就用這個。如只稱乎姓氏的Dear Mr. Lee (李先生你好) 或是 Dear Ms. Johnson (Johnson小姐你好)，有時也會連名帶姓一起說，如Dear Mr. John Doe或是Dear Ms. Jane Doe。
- Dear+稱謂
如果你只知道對方稱謂卻不知道他的名字，假使要去一家公司應徵某個職位，你要寫信給人事部門經理，卻不知道他的名字的狀況下使用。如Dear Hiring Manager 或是Dear HR
- 若你不知道對方的姓名，或是寫陌生開發信時，可使用Dear Sir or Madam 做開頭。也聽說過有人從課本上學到To Whom It May Concern的用法，但建議少用，此為最差勁且過時的用法。不信的話你可以Google一下To Whom It May Concern old fashioned，相信會有很多答案出現。
- 若你跟對方熟、或是信件沒像求職信、推薦函那麼正式的話，就請不要用Dear！請改用To，或是Hi甚至Hello都可以喔。如Hi, Katy或是 Hello John。
- 內文 Content
問候語控一行後就是信件的內容了。通常不少人一天都要收發數十封Email。所以商業書信的開場白最好就要開門見山立即表明目的。巨匠美語評價整理出常用的一針見重點開場白的句子。
- I am writing to inquire about…
我寫信是來詢問..，例如：I am writing to inquire about the possibility of joining your research group (我寫信是來詢問我是否有機會加入你們的研究團隊。)
- I am writing with reference to . . .
我寫這封信是關於…，例如I’m writing with reference to the goods you ordered…(我寫這封信是關於你們訂購的商品…)
- Could you please send me…
可以拜託請你寄給我….
- I am writing to confirm…
我想要確認一下…
- I would like to inform you that…
我們想要通知你…
- 假如你今天寫信的目的是回復對方寄來的Email，開頭可以這樣寫：
- Thank you for contacting+自己公司名稱
感謝你主動聯繫我們XX公司
- Thank you for your prompt reply.
感謝你的回覆
- Thank you for getting back to me.
感謝你的回覆
- 結尾 Closing
在內文的最後一段，也需要像中文信件中的「期待您的回覆」來收場。巨匠美語評價出好的常用結語如下：
- We look forward to your early reply. 我們期待您早日回覆。
- Ｗe look forward to hearing from you soon. 期待早日得到您的回覆。
- Thank you for your time, and we are looking forward to hearing your reply as soon as possible. 感謝您的撥冗，我方期待盡快得到您的回覆。
- Your kind reply will be much appreciated. 您的善意回覆，我們將不勝感激。
- Please inform us your decision soon. 請盡快通知我們您的決定。
- You are always welcome to contact us. 歡迎您隨時與我方聯繫。
- Will you please reply us before this Wednesday? 能請您盡快在這禮拜三前回覆嗎？
- 結尾敬語與簽名Sign off and signature block
再來就是信件的結尾，會有 sign off 和 signature block
sign off 要注意：只有第一個字需要大寫！巨匠美語評價提供一些最常看到的 sign off：
- 正式的寫法有(若只和對方有商務往來關係，幾乎沒有交情時用)
- Sincerely,
- Sincerely your,
- Yours sincerely,
- 次正式的寫法有(可用於已建立關係的客戶、長官、同事時適用)
- Best regards,
- Regards,
- Best wishes,
- 較友善、隨性的寫法有(可用於關係較熟的親友、同事)
- Take care,
- Cheers,
- Truly(cordially) yours,
- Faithfully yours,
- Yours truly(cordially),
- Best,
- 若你非常感謝對方，可以這樣寫
- With gratitude
- With appreciation
最後，巨匠美語評價中，綜合多方意見彙整了上述書信寫法建議外，也提醒大家寄出前記得再次確認E-mail和內容是否有拼錯字，只要在按下傳送鍵前發現錯誤，都還來得及修正，寫對正式的商用E-mail寫法，將會讓你在職場無往不利。
